Управление ожиданиями: фреймворки для работы со стейкхолдерами😇🙏😘

Управление изменениями в проекте тесно связано с таким понятием, как управление ожиданиями. И тут мы должны знать как правильно работать со стейкхолдерами. Иногда один невыявленный вовремя стейкхолдер может сильно испортить общую картину проекта.

Стейкхолдеры — это все лица, группы и организации, которые могут влиять на проект или быть подвержены его влиянию. Правильное определение стейкхолдеров позволяет проектной команде эффективно управлять ожиданиями, снижать риски и повышать шансы на успешное завершение проекта.

Принципы определения стейкхолдеров:

1. Важно идентифицировать всех возможных стейкхолдеров, включая тех, кто может не участвовать напрямую в проекте, но имеет влияние на его успех, или те, чью деятельность напрямую затронет проект.

2. Понимание интересов и влияния: необходимо определить, какие ожидания и интересы есть у каждого стейкхолдера, а также оценить уровень их влияния на проект. Это позволит лучше понять, какие стейкхолдеры требуют особого внимания и какие стратегии взаимодействия с ними необходимо разработать.

3. Активное вовлечение стейкхолдеров: стейкхолдеров следует вовлекать на самых ранних этапах проекта и поддерживать коммуникацию на протяжении всего его жизненного цикла. Регулярное взаимодействие помогает предупредить возможные конфликты и способствует более глубокому пониманию их ожиданий.

4. Динамическое управление: стейкхолдеры и их интересы могут меняться по мере развития проекта. Управление стейкхолдерами должно быть гибким и динамичным, чтобы своевременно адаптироваться к изменениям.

Фреймворки для определения стейкхолдеров:

1. Power-Interest Grid (Матрица влияния и интереса): этот фреймворк помогает категоризировать стейкхолдеров на основе их уровня влияния и интереса к проекту. С его помощью можно определить, кого нужно активно вовлекать в проект, а с кем достаточно поддерживать минимальное взаимодействие.

1⃣ Высокое влияние, высокий интерес: эти стейкхолдеры требуют постоянного внимания и активного участия в проекте.
2⃣Высокое влияние, низкий интерес: стейкхолдеры, которые могут повлиять на проект, но не проявляют к нему большого интереса. Важно поддерживать их в курсе событий, чтобы избежать неожиданностей.
3⃣Низкое влияние, высокий интерес: эти стейкхолдеры заинтересованы в проекте, но не обладают значительным влиянием. Достаточно информировать их о ключевых моментах.
4⃣Низкое влияние, низкий интерес: минимально вовлеченные стейкхолдеры, с которыми достаточно поддерживать периодическое общение.

2. Stakeholder Onion Diagram (Луковичная диаграмма): этот фреймворк визуализирует стейкхолдеров в виде концентрических кругов вокруг центрального элемента — проекта или команды. Чем ближе к центру круг, тем больше влияние и вовлеченность данного стейкхолдера. Это помогает определить, кто является ключевыми игроками, а кто — косвенно заинтересованными сторонами.

3. RACI Matrix (Матрица RACI): эта матрица используется для распределения ролей и обязанностей среди стейкхолдеров. Аббревиатура RACI расшифровывается как:
⚡Responsible (Ответственный): лицо, которое непосредственно выполняет задачу.
⚡Accountable (Подотчетный): лицо, ответственное за конечный результат.
⚡Consulted (Консультируемый): лицо, с которым нужно проконсультироваться перед принятием решения.
⚡Informed (Информируемый): лицо, которое должно быть уведомлено о принятом решении.

Определение стейкхолдеров — это стратегическая задача, требующая тщательного анализа и применения соответствующих фреймворков. Это не просто первый шаг в управлении проектом, а основа, на которой строится дальнейшая работа. Используя принципы и фреймворки, такие как Power-Interest Grid, Onion Diagram и RACI Matrix, можно создать прочный фундамент для успешного взаимодействия с заинтересованными сторонами и достижения целей проекта.